WKR & BTW: Directe inzichten voor jouw personeelsgeschenken
In dit artikel duiken we diep in de werkkostenregeling (WKR) en de bijbehorende btw-regels rond geschenken en personeelsvoorzieningen. Je leest hoe de vrije ruimte werkt, wat de drempels zijn voor btw-aftrek en hoe je praktisch met deze regels omgaat.
Inhoudsopgave
- Werkkostenregeling (WKR) en Personeelsgeschenken
- Vrije Ruimte & Hoe het Werkt
- Gebruikelijkheidstoets en Gerichte Vrijstellingen
- Werkplekvoorzieningen: Nihilwaarderingen en Normbedragen
- BTW en Drempelbedrag Personeelsvoorzieningen
- Rekenvoorbeeld
- Contante Betaling en Afschrijvingen
- Eigen Bijdrage en BTW Terugbetalen
- Aan de slag met de tips
Werkkostenregeling (WKR) en personeelsgeschenken
Wanneer je een Paas-, Sint- of Kerstpakket uitdeelt, valt dat onder de werkkostenregeling. Sinds 1 januari 2015 is de WKR verplicht en vervangt het de oude, complexe regeling met 29 aparte regels. Hiermee maak je het schenken van geschenken een stuk eenvoudiger én overzichtelijker.
Vrije Ruimte & Hoe het werkt
Het bedrag dat je onbelast mag besteden, noemen we de vrije ruimte. Deze ruimte wordt jaarlijks opnieuw vastgesteld. In 2023 geldt bijvoorbeeld dat over de eerste €400.000 van het fiscale loon 3,0% vrije ruimte beschikbaar is en over het meerdere 1,18%. Overschrijd je deze vrije ruimte, dan betaal je over het meerdere maar liefst 80% belasting.
Als je zeker wilt weten dat je aan de regels voldoet, raadpleeg dan altijd het Handboek Loonheffingen – daar vind je alle details.
Gebruikelijkheidstoets en gerichte vrijstellingen
Niet alle vergoedingen hoeven ten koste te gaan van de vrije ruimte. Dankzij de gebruikelijkheidstoets vallen bepaalde vergoedingen namelijk onder gerichte vrijstellingen. Denk bijvoorbeeld aan:
- Het beschikbaar stellen van een laptop
- Het vergoeden van een cursus of een overnachting voor werkdoeleinden
Deze vergoedingen worden onbelast behandeld en hoef je niet van je vrije ruimte af te trekken. Check hoofdstuk 22 in het Handboek Loonheffingen voor de details.
Werkplekvoorzieningen: nihilwaarderingen en normbedragen
Voor diverse werkplekvoorzieningen geldt een speciale waardering:
- Nihilwaarderingen: Denk aan koffie, thee of een OV-abonnement. Deze worden op € 0 gewaardeerd en kosten je dus niets van de vrije ruimte.
- Normbedragen: Voor voorzieningen als maaltijden in de bedrijfskantine, kinderopvang geregeld door de werkgever en huisvesting op de werkplek, gelden vastgestelde bedragen.
Dit betekent dat je bij een aantal voorzieningen niet hoeft te stressen over het overschrijden van de vrije ruimte. Handig, toch?
BTW en drempelbedrag personeelsvoorzieningen
De btw op uitgaven voor geschenken, relatiegeschenken en personeelsvoorzieningen is niet altijd aftrekbaar. Er geldt een drempelbedrag van €227 (exclusief btw) per ontvanger per boekjaar. Als je jaarlijkse uitgaven per persoon onder dit bedrag blijven, mag je de btw aftrekken. Overschrijd je dit bedrag, dan kun je de btw over het meerdere niet als voorbelasting aftrekken.
Rekenvoorbeeld
Laten we een concreet voorbeeld doornemen:
| Uitgave | Bedrag (excl. btw) | BTW aftrekbaar? | Opmerking |
|---|---|---|---|
| Kerstpakket | €75 | Ja | Indien er geen extra uitje is voorzien |
| Uitje | €400 | Nee | Geen btw-aftrek wanneer het drempelbedrag overschreden wordt |
| Jubileumhorloge | €150 | Ja | Samen met het kerstpakket blijft de totale uitgave (bijv. €225) binnen de €227-drempel |
Dit voorbeeld laat zien hoe belangrijk het is om de uitgaven per medewerker scherp te monitoren.
Contante betaling en afschrijvingen
Tel alleen die uitgaven mee waarover je daadwerkelijk btw hebt betaald. Contante betalingen zoals een 13e maand of winstdeling tellen niet mee. Als je personeelsvoorzieningen afschrijft, verdeel je de kosten op een redelijke manier per jaar – net als bij de inkomsten- en vennootschapsbelasting.
Eigen bijdrage en BTW terugbetalen
Lever je werknemers of relaties een eigen bijdrage voor de voorzieningen of geschenken, dan trek je deze bijdrage (exclusief btw) af van de totale uitgaven. Komt het uiteindelijke bedrag onder het drempelbedrag, dan mag je de btw aftrekken. Vergeet niet dat je over de eigen bijdrage btw moet afdragen in je btw-aangifte. Mocht je btw hebben afgetrokken voor bedragen boven de drempel, dan moet je dit bedrag weer terugbetalen.
Aan de slag met de tips
Samenvattend ga je het volgende direct toepassen:
- Gebruik de werkkostenregeling om je geschenken eenvoudig en overzichtelijk te regelen.
- Houd de vrije ruimte en drempelbedragen scherp in de gaten.
- Maak gebruik van gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen om optimaal gebruik te maken van de fiscale regelingen.
- Documenteer en splits uitgaven per medewerker zodat je altijd weet of je binnen de regels blijft.
Extra tip: “Een goede administratie is het halve werk – en met een beetje overzicht houd je alles in eigen hand. (Knipoog!)”
Let op: Regelgeving kan veranderen, dus check altijd de meest recente informatie op de website van de Belastingdienst. Wij zijn hier niet verantwoordelijk voor.